Parliamo ancora di meeting. Di come siano dominati da
presentazioni in ppt fatte male e fruite ancora peggio: distrazione e noia generali, e mentre uno parla gli altri si distraggono o
peggio fanno proprio altro. Ci sono due problemi convergenti qui: la
presenza (sempre più assente) e la capacità di gestire ed organizzare bene le
riunioni. Una interessante strategia applicata da Amazon attinge da un metodo
“vecchio” per risolvere in modo estremamente moderno l’intreccio di questi due
problemi.
Durante i meeting dei senior executive, prima che cominci la
conversazione o la discussione cominci, tutti siedono per 30 minuti in silenzio
totale e si dedicano a leggere la stampa di un memo di sei pagine. Sembra
pazzia nel mondo convulso di oggi ma esaminiamo la cosa attentamente. Perché è
una pratica vantaggiosa?
Perché ad esempio non mandare il memo prima e ciascuno lo
legge quando può? Perché nessuno soggettivamente davvero “può” data la frenesia
del tempo. O probabilmente se si farà un tentativo la lettura sarà interrotta
da colleghi, telefonate, messaggi, email. E risulterà parziale e superficiale.
Quindi:
Vantaggio 1: tutti
sono costretti a prestare davvero attenzione a quello che stanno facendo
E che altro vantaggio porta la pre-lettura piuttosto che una
discussione in diretta? Be una attenta lettura porta le persone ad essere
“preparate” ed “allineate” sul tema in oggetto. E questo uccide le micro
discussioni di approfondimento e di richiesta chiarimenti e porta vantaggi
indiscutibili sulla qualità degli interventi che verranno fatti e sulla
efficacia della discussione. Quindi:
Vantaggio 2: tutti
sono “preparati” ed “allineati” prima ancora di cominciare a parlare
Ma il vantaggio principale è proprio dato dal fatto di
scrivere il memo. Perché? Be scrivere è faticoso: bisogna completare le frasi
in modo da essere chiari…non basta buttare giù alcune keywords su cui si
parlerà o si straparlerà durante una presentazione (spesso i concetti vengono
elaborati nel momento stesso in cui stiamo parlando e non a priori). Per
scrivere frasi di senso compiuto bisogna innanzitutto aver fatto chiarezza
nella nostra testa ed immaginato le possibili obiezioni.
Vantaggio 3: dovendo
scrivere gli autori sono costretti a strutturare un messaggio chiaro
strutturato e logico e ad essere più precisi di quanto sarebbero verbalmente
Questi memo sono chiamati “narratives” perché hanno una
approccio da “storytelling” da dissertazione difensiva e sono basati su quattro punti.
1) il
contesto o la domanda
2) Approcci
usati per rispondere alla domanda: da chi, con che metodo e quali conclusioni
3) Come
è stato il tuo tentativo di rispondere diverso dai precedenti
4) E
adesso? Cosa c’è in questa discussione di rilevante per il cliente e l’azienda,
come la risposta alla domanda favorirà l’innovazione a favore del cliente?
La pratica di Amazon è sicuramente molto esigente in termini di tempo
richiesto e difficilmente il management italiano, così strapazzato, la
prenderebbe in considerazione temo. Eppure inebriati dal mito del multitasking
e della frenesia i nostri cervelli e le nostre sale riunioni hanno davvero bisogno
di una nuova disciplina e come spesso accade per far si che le cose che vanno fatte
vengano fatte occorre una forzatura esterna che ci obblighi a lavorare meglio.
Questa tecnica mi sembra molto interessante e sufficientemente in
controtendenza per essere davvero disruptive. Del resto le riunioni in italia
sono una vera piaga così come la distrazione media delle persone e se vogliamo
ottenere cose che non abbiamo mai ottenuto dobbiamo cominciare a fare cose che non abbiamo
mai fatto.
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