Il fallimento del time management parte seconda

Dicevamo nel post precedente che i concetti del classico Time Management oggi sembrano molto difficili se non impossibili da applicare. In realtà è necessario adattarli ad un nuovo contesto, semplificare laddove possibile e forse tener conto di ulteriori variabili. Veniamo al tema dell’urgenza. Se è vero che oggi è tutto urgente,  allora non possiamo fare altro che prendere sul serio il tema è cominciare proprio da lì.

Come? Secondo i sacri testi facendo una to do list che secondo i più ortodossi pensatori dovrebbe non solo essere un elenco delle cose da fare, ma contenere anche dati aggiuntivi come il tempo necessario, le priorità etc. Forse troppo tempo per un’utilità marginale ridotta.  Perché allora non aprire l’agenda, cartacea o elettronica che sia, dare un occhiata alle due settimane e buttare giù innanzitutto le cose che devono assolutamente essere fatte “oggi” e che non possono essere rimandate. Questo ci dovrebbe ragionevolmente assicurare sul fatto di non dimenticare niente di fondamentale. E tutto il resto? Vale la pena scrivere il resto delle cose da fare importanti per l’orizzonte temporale di due settimane da qualche parte in modo che sia facilmente accessibile ed anche casualmente consultabile*. 

Ora secondo i concetti del time management classico una lista del genere è di scarsa utilità e le attività andrebbero pianificate in agenda. Se ci avete provato avete probabilmente scoperto che capita assai di rado di fare quello che abbiamo scritto in agenda proprio nel momento in cui lo abbiamo pianificato. Come mai? Innanzitutto perché,  come abbiamo già detto in quel momento riservato ad esempio a redigere il report x,  potrebbero succedere una quantità di cose che dobbiamo gestire, impreviste e non rimandabili-rimbalzabili. O potrebbe succedere che proprio in quel momento, seppur libero, compilare il report x sia l’ultima delle cose che ci sentiamo di fare. Perché? Perché durante una giornata di 8 ore (ok, 10 ore) la nostra predisposizione mentale e il livello della nostra energia sono molto molto diversi: ci sono momenti della giornata in cui ci sentiamo più creativi ed altri in cui non ci viene un’idea neanche se posseduti dallo spirito di Archimede Pitagorico,  ci sono momenti in cui abbiamo più voglia di comunicare con gli altri e momenti in cui vorremmo stare assolutamente e meravigliosamente soli. E via dicendo. Forzare un attività che richiede ad esempio creatività in un momento in cui il nostro cervello funziona a mono neurone è un grande errore. Ci sforziamo, ci frustriamo, e alla fine rinunciamo. Facendo saltare tutto il resto della nostra magnifica pianificazione. 

Quale alternativa allora? La lista di cose da fare nell’orizzonte temporale delle due settimane ci può venire in grande aiuto. Come dicevamo,  il criterio fondamentale è averla sempre sott’occhio. E nel momento in cui abbiamo terminato le famose attività non rimandabili e per fortuna non abbiamo imprevisti o interruzioni,  darle un’occhiata facendo attenzione innanzitutto al nostro stato d’animo…in sostanza scegliere dalla lista l’attività che meglio combacia con la nostra predisposizione e con il nostro livello di energia di quel momento. E finalmente svolgere quel lavoro in armonia con noi stessi e con l’universo. Se poi arriveranno altre attività impreviste le faremo subito se fondamentali per “domani” o le aggiungeremo alla lista se rimandabili. La lista quindi, eliminati i pericoli imminenti, diventerà una specie di bacino da cui potremo pescare ogni volta che abbiamo un momento, in funzione del momento stesso e non di una pianificazione fatta a priori e che non tiene conto di…”noi stessi”. Ed anche su questo c’è ancora molto da dire…

* Personalmente credo fortemente nell'utilità di un solo ed unico quaderno o taccuino per segnare ogni tipo di cosa: gli appunti presi durante le riunioni, riflessioni estemporanee, la preparazione ad un evento e quindi  anche per l’elenco delle cose da fare…Anche questa però è una scelta individuale che deve essere fatta in sintonia con la propria predisposizione...

Il fallimento del time management prima parte

Abbiamo 35 nuove mail a cui rispondere, una pila di report e comunicazioni e proposte da leggere e ovviamente il telefono sta squillando…si il cellulare…non quello, l’altro! Davanti a noi due meeting a durata potenzialmente infinita e una “to do list” di almento 20 voci. Saremo fortunati se riusciremo a fine giornata a depennarne due o tre. Lo stress aumenta e potrebbe aumentare ulteriormente se abbiamo appena fatto un corso di time management. Si perché ci sentiremo traditi da quei concetti che ci apparivano assolutamente sensati e la promessa di un mondo ordinato, sereno e limpido si è dimostrata essere un’illusione.


Maledizione, perché? Eppure i concetti di fondo proposti dalla “scienza” della gestione del tempo non solo hanno senso, ma sembrano anche l’unico modo possibile per difendersi. In sintesi si tratta di distinguere quello che è urgente da quello che è importante, pianificare con cura ciò che è importante in modo che non diventi urgente, lasciare spazio tra un’attività e l’altra ed imparare a dire di No, delegare e difendere il proprio tempo. Semplice. Ma, almeno in Italia, molto difficile da applicare. Da una parte è legato alla nostra naturale e culturale concezione del tempo…noi siamo caotici e multitasking per definizione, cosa che in certe circostanze è anche un pregio, diversamente dall’approccio più lineare alle cose che hanno in altri paesi (un’immagine per tutti: la fila per salire sull’autobus…ok se vi state chiedendo “quale fila?” sappiate che in certi paesi ci si mette in coda ordinata anche per quello). E se non bastasse la predisposizione naturale dell’italiano, bisogna considerare l’aumento esponenziale delle informazioni che dobbiamo gestire e delle attività, interruzioni, comunicazioni, compiti che dobbiamo affrontare. In questo scenario anche il più disciplinato ed ortodosso pianificatore avrebbe delle difficoltà. Se anche lui avesse un agenda razionale ed una serie di priorità impeccabili i clienti, i colleghi e peggio ancora i capi, purtroppo no! Ed in ogni caso il volume di lavoro da smaltire che si accumula ad ogni secondo è comunque troppo per pensare di gestirlo con ordine. Siamo comunque destinati a vivere in un mondo dominato dall’urgenza.

Esiste una qualche via di uscita? Come disciplinare questo fiume di attività, telefonate, email, riunioni, incontri con i clienti, chiacchere, report, offerte, sms, conference calls, etc? Forse il problema non è trovare la risposta ma formulare una nuova domanda! Forse pensare di disciplinare il tutto è impossibile e il vero quesito a cui rispondere è: “come posso navigare in questo torrente impetuoso di cose da fare?”. La risposta coinvolge alcuni concetti interessanti legati a temi come la “pianificazione dinamica” e la gestione dell’energia. Ne parleremo alla prossima, adesso non ho più tempo :-).