Dicevamo nel post precedente che i concetti del classico Time Management oggi sembrano molto difficili se non impossibili da applicare. In realtà è necessario adattarli ad un nuovo contesto, semplificare laddove possibile e forse tener conto di ulteriori variabili. Veniamo al tema dell’urgenza. Se è vero che oggi è tutto urgente, allora non possiamo fare altro che prendere sul serio il tema è cominciare proprio da lì.
Come? Secondo i sacri testi facendo una to do list che secondo i più ortodossi pensatori dovrebbe non solo essere un elenco delle cose da fare, ma contenere anche dati aggiuntivi come il tempo necessario, le priorità etc. Forse troppo tempo per un’utilità marginale ridotta. Perché allora non aprire l’agenda, cartacea o elettronica che sia, dare un occhiata alle due settimane e buttare giù innanzitutto le cose che devono assolutamente essere fatte “oggi” e che non possono essere rimandate. Questo ci dovrebbe ragionevolmente assicurare sul fatto di non dimenticare niente di fondamentale. E tutto il resto? Vale la pena scrivere il resto delle cose da fare importanti per l’orizzonte temporale di due settimane da qualche parte in modo che sia facilmente accessibile ed anche casualmente consultabile*.
Ora secondo i concetti del time management classico una lista del genere è di scarsa utilità e le attività andrebbero pianificate in agenda. Se ci avete provato avete probabilmente scoperto che capita assai di rado di fare quello che abbiamo scritto in agenda proprio nel momento in cui lo abbiamo pianificato. Come mai? Innanzitutto perché, come abbiamo già detto in quel momento riservato ad esempio a redigere il report x, potrebbero succedere una quantità di cose che dobbiamo gestire, impreviste e non rimandabili-rimbalzabili. O potrebbe succedere che proprio in quel momento, seppur libero, compilare il report x sia l’ultima delle cose che ci sentiamo di fare. Perché? Perché durante una giornata di 8 ore (ok, 10 ore) la nostra predisposizione mentale e il livello della nostra energia sono molto molto diversi: ci sono momenti della giornata in cui ci sentiamo più creativi ed altri in cui non ci viene un’idea neanche se posseduti dallo spirito di Archimede Pitagorico, ci sono momenti in cui abbiamo più voglia di comunicare con gli altri e momenti in cui vorremmo stare assolutamente e meravigliosamente soli. E via dicendo. Forzare un attività che richiede ad esempio creatività in un momento in cui il nostro cervello funziona a mono neurone è un grande errore. Ci sforziamo, ci frustriamo, e alla fine rinunciamo. Facendo saltare tutto il resto della nostra magnifica pianificazione.
Quale alternativa allora? La lista di cose da fare nell’orizzonte temporale delle due settimane ci può venire in grande aiuto. Come dicevamo, il criterio fondamentale è averla sempre sott’occhio. E nel momento in cui abbiamo terminato le famose attività non rimandabili e per fortuna non abbiamo imprevisti o interruzioni, darle un’occhiata facendo attenzione innanzitutto al nostro stato d’animo…in sostanza scegliere dalla lista l’attività che meglio combacia con la nostra predisposizione e con il nostro livello di energia di quel momento. E finalmente svolgere quel lavoro in armonia con noi stessi e con l’universo. Se poi arriveranno altre attività impreviste le faremo subito se fondamentali per “domani” o le aggiungeremo alla lista se rimandabili. La lista quindi, eliminati i pericoli imminenti, diventerà una specie di bacino da cui potremo pescare ogni volta che abbiamo un momento, in funzione del momento stesso e non di una pianificazione fatta a priori e che non tiene conto di…”noi stessi”. Ed anche su questo c’è ancora molto da dire…
* Personalmente credo fortemente nell'utilità di un solo ed unico quaderno o taccuino per segnare ogni tipo di cosa: gli appunti presi durante le riunioni, riflessioni estemporanee, la preparazione ad un evento e quindi anche per l’elenco delle cose da fare…Anche questa però è una scelta individuale che deve essere fatta in sintonia con la propria predisposizione...
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