Abbiamo 35 nuove mail a cui rispondere, una pila di report e comunicazioni e proposte da leggere e ovviamente il telefono sta squillando…si il cellulare…non quello, l’altro! Davanti a noi due meeting a durata potenzialmente infinita e una “to do list” di almento 20 voci. Saremo fortunati se riusciremo a fine giornata a depennarne due o tre. Lo stress aumenta e potrebbe aumentare ulteriormente se abbiamo appena fatto un corso di time management. Si perché ci sentiremo traditi da quei concetti che ci apparivano assolutamente sensati e la promessa di un mondo ordinato, sereno e limpido si è dimostrata essere un’illusione.
Maledizione, perché? Eppure i concetti di fondo proposti dalla “scienza” della gestione del tempo non solo hanno senso, ma sembrano anche l’unico modo possibile per difendersi. In sintesi si tratta di distinguere quello che è urgente da quello che è importante, pianificare con cura ciò che è importante in modo che non diventi urgente, lasciare spazio tra un’attività e l’altra ed imparare a dire di No, delegare e difendere il proprio tempo. Semplice. Ma, almeno in Italia, molto difficile da applicare. Da una parte è legato alla nostra naturale e culturale concezione del tempo…noi siamo caotici e multitasking per definizione, cosa che in certe circostanze è anche un pregio, diversamente dall’approccio più lineare alle cose che hanno in altri paesi (un’immagine per tutti: la fila per salire sull’autobus…ok se vi state chiedendo “quale fila?” sappiate che in certi paesi ci si mette in coda ordinata anche per quello). E se non bastasse la predisposizione naturale dell’italiano, bisogna considerare l’aumento esponenziale delle informazioni che dobbiamo gestire e delle attività, interruzioni, comunicazioni, compiti che dobbiamo affrontare. In questo scenario anche il più disciplinato ed ortodosso pianificatore avrebbe delle difficoltà. Se anche lui avesse un agenda razionale ed una serie di priorità impeccabili i clienti, i colleghi e peggio ancora i capi, purtroppo no! Ed in ogni caso il volume di lavoro da smaltire che si accumula ad ogni secondo è comunque troppo per pensare di gestirlo con ordine. Siamo comunque destinati a vivere in un mondo dominato dall’urgenza.
Esiste una qualche via di uscita? Come disciplinare questo fiume di attività, telefonate, email, riunioni, incontri con i clienti, chiacchere, report, offerte, sms, conference calls, etc? Forse il problema non è trovare la risposta ma formulare una nuova domanda! Forse pensare di disciplinare il tutto è impossibile e il vero quesito a cui rispondere è: “come posso navigare in questo torrente impetuoso di cose da fare?”. La risposta coinvolge alcuni concetti interessanti legati a temi come la “pianificazione dinamica” e la gestione dell’energia. Ne parleremo alla prossima, adesso non ho più tempo :-).
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