Sono sempre tante le cose che vorremmo cambiare al lavoro. Una di queste e senz’altro la piaga delle riunioni…troppe e soprattutto troppo lunghe e dispersive. Come risolverlo? Certo si possono sensibilizzare le persone all’importanza di arrivare preparati (e in orario) e si può insegnare al leader a gestire la discussione con polso più fermo. Si può utilizzare un “meeting cost clock” per far sapere a tutti quanto costa la riunione in tempo reale (ne trovate uno qui). E comunque tutte queste misure tendono a funzionare per un po’ e poi le vecchie abitudini tornano a vincere. Infatti cambiare significa non solo abbandonare una vecchia abitudine ma instillarne una nuova e positiva. E per farlo sovente ci si sforza molto con scarsi risultati. Un messaggio importante passato dal bel libro “Switch” di Chip e Dan Heath è invece che spesso i cambiamenti sono più facili di quello che sembra e che sembra un problema di persone è spesso un problema di situazione. Un approccio innovativo ed altamente efficace per ridurre la durata e migliorare l'efficacia delle riunioni è ad esempio quella di farle in piedi in una stanza senza sedie.
Questa strategia è stata utilizzata con successo dal generale William Pagonis, che dirigeva le operazioni logistiche durante la guerra del golfo. La sua responsabilità era enorme e complessa…muovere 550.000 soldati, smaltire 32.000 tonnellate di posta, pompare 5 miliardi di litri di carburante e così via…Aveva bisogno di una grande efficienza ed efficacia nelle riunioni. Ed ecco che tra le 8.00 e le 8.30 ogni mattina riuniva il suo staff, rigorosamente in piedi, per scambiare informazioni e fare il punto sulla situazione. Secondo le sue stesse parole questo faceva si che chi aveva qualcosa da dire lo dicesse velocemente e poi passasse la parola ad un altro. E se qualcuno si dilungava più del dovuto erano le proteste degli stessi colleghi a riportarlo in carreggiata. Questo espediente oltre a risolvere nell’immediato il problema ha avuto anche il vantaggio di creare un’abitudine di sintesi ed efficacia tra le persone. E anche questa come ogni buona abitudine installata non se ne sarebbe andata velocemente.
Se immagino una tipica riunione italiana in cui uno parla proiettando decine di noiose slides e gli altri mandano incessantemente mail stravaccati sulle comodissime poltrone da ufficio con il blackberry tenuto seminascosto sotto il tavolo l’idea non solo mi sembra valida, ma anche sadicamente necessaria.
Di fronte ad una situazione da cambiare vale la pena sempre quindi fermarsi un attimo e chiedersi se ci sono strade più semplici ed immediate oltre a quelle che stiamo già esplorando. A volte cambiando un dettaglio possiamo veicolare grandi cambiamenti.
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